情報化による業務システム改善第5回

2. 現状を分析して戦略マップを作る

次に、現状の業務を業務棚卸などによって調査・分析し、その結果から戦略的目標を抽出し、その目標の達成度を評価するための指標を設定する（表4）。これらをもとに、「業績」「顧客」「業務プロセス」「学習と革新」の4つの視点からなる構造化された戦略マップ（図2）を作成して、視点ごとの目標の因果関係を明確にする。

戦略的目標	指標（○成果指標、△先行指標）　※抜粋
迅速な意思決定	○1件あたりにかかる平均決裁時間
迅速な意思決定	△起案の確実性
責任・役割に応じた適切な意思決定	○一連の処理で必要な決定回数
責任・役割に応じた適切な意思決定	△承認・却下取消・修正ルールの明示度
起案の簡素化	○起案の簡素化・判断の容易性レベル
プライバシーの保護	△庁内他部署の文書へのアクセス制御レベル
時間的・空間的制限の軽減	○電子会議の利用率
時間的・空間的制限の軽減	△起案必要情報の電子化レベル
ワークフローの確実な把握	○主管課での処理状況監督・管理レベル
審査内容・基準の明確化	○形式審査（基本情報の確認等）と個別判断を要する審査の明確化レベル
意思決定プロセスの安全性確保	△決定情報として管理される項目（履歴管理のレベル）
申請書情報の効率的管理・運用	○部署を超えた申請者別の情報整理、管理・運用のし易さ
情報システム基盤の整備	○イントラネット整備状況
決裁・事務ルールの標準化・理解度向上	○文書取扱ルールの理解度
情報取扱のリテラシー向上	△情報電子化への取り組み

表4：戦略目標と指標

図2：戦略マップ（決裁事務:執行管理系）
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なお、今回の事例は公共機関を対象としているため、「財務」ではなく行政の最終ゴールである「業績」を最上位に設定した。

3. あるべき姿を描いてスコアカードを作る

現状分析と戦略マップをもとにして、戦略経営に適った電子決裁・文書管理システムの導入後のあるべき姿（ベストプラクティス＝理想像）を設計し、視点ごとの評価指標を選定、スコアカード（評価分析票）を完成させる（図3）。

図3：決裁・文書管理事務のスコアカードの例
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例えば、戦略的目標の1つとしてあげられている「起案の簡素化」のあるべき姿は、簡単な手続かつ的確な判断で起案できることである。そして、起案様式がどの程度テンプレート化されているか、組織横断的にテンプレートを利用できるか、決裁ルートの雛形があり選択可能になっているか、起案のルールが明確になっているかなど、各々評価尺度を設けて点数を付ける。

そして、スコアカードの分析ロジック（配点＝重み付け、評価尺度など）に基づいて試算を行い、現状／情報システム導入後／運用改善後（BPR後）を数値化する。