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| 情報の統制 | ||||||||||
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グループウェアやコラボレーションポータルが「内部統制」の中で担うのは、情報の統制（コントロール）である。 Groupmax Collaborationでは、コミュニティを結成すると自動的にコミュニティメンバー以外がコミュニティ内の情報にアクセスできない環境となる。よって機密性の高いコミュニティをすばやく立ち上げることができるのが特長の1つである。 また電子メールや電子会議室での発言にファイルを添付したい場合は、ファイル共有機能に格納して、その格納場所のURLを電子メールや電子会議室での発言の本文に転記する。URLをクリックするとユーザ認証を経てからファイルにアクセスするため、万一電子メールを誤配信してしまっても重要な情報の漏洩を防止できる。  図3：メールに添付されたURL （画像をクリックすると別ウィンドウに拡大図を表示します） さらにGroupmax Collaborationではメール送信する際に、システム宛先簿や個人の宛先簿に登録されていない相手に対する送信を抑止したり、添付ファイルがある場合にメールを送信しようとすると警告メッセージを表示することも設定できる。 ファイル共有機能のアクセス履歴取得やメールアーカイブソフト（別製品）と連携することによって、BCC宛先を含むメールのアーカイブが可能であり、情報漏洩防止や監査など内部統制を支援するための機能を備えている。 また内部統制には欠かせない要素の1つにワークフローがある。これは「電子フォームワークフローセット」を活用することで、申請業務の効率化と内部統制の強化を推進できる。 電子フォームワークフローセットを使えば、既存の帳票を利用してスピーディに入力フォームを作成することができる。また入力データのチェック式を定義できるなど、ユーザが迅速かつ正確に申請業務を行うことを支援する。ビジネスプロセスを定義することにより、「統制」がとれた申請業務の遂行が可能になる。 それでは、Groupmax Collaborationがどのように活用されているのかについて、2つのユーザ事例で見てみよう。1つ目は越前市の事例で、2つ目は松坂屋の事例である。 |
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