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ユーザーインタビューの対象者にアポをとろう(サンプル文面つき)

2020年11月13日(金)
羽山 祥樹 (はやま よしき)

はじめに

前回は、ユーザーインタビューで話しを聞く対象者を見つけるための、さまざまなリクルーティング方法を紹介しました。

今回は、リクルーティングで絞り込んだインタビュー対象者にアポをとるための具体的なメールについて、サンプルの文面を見ながら説明していきます。

対象者にインタビューのアポをとる

アンケートが回収できたら、スクリーニング条件に合う対象者から順にアポイントの連絡をします。アンケートの回答からアポイントの連絡まで間が空くと「なんのこと?」となってしまうので、スピーディに動きましょう。

アンケート期限が1週間だったとして、2日目くらいで、すでに集まっている対象者についてはアプローチをはじめてしまうくらいの温度感がちょうどよいです。

アポイントのために、著者は次のようなメールを送っています(プロダクトは前回と同じく「TOEICの学習アプリ」と仮定しています)。

メールを送る前に、あらかじめインタビューをする会場となる会議室や同席者の予定をおさえておきましょう。

インタビューのアポをとるためのメール文面例

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[表題]
【TOEIC 学習アプリ ●●●】ヒアリング調査 ご参加のお願い (「資格をとるきっかけ」について)

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[本文]
※本メールは、先日の【TOEIC 学習アプリ ●●●】のアンケートで「より詳しいお話をお伺いするため、1時間ほどのヒアリング調査にご協力をいただくことはできますでしょうか」という設問に「はい」とご回答いただいた方にお送りしています。

【ヒアリング調査 ご参加のお願い】
【TOEIC 学習アプリ ●●●】を運営する株式会社 xxxxx のユーザーリサーチ担当の name (kana) と申します。

このたびは、●●● のアンケートにご回答いただき、誠にありがとうございました。

弊社では、●●● の改善の参考にするため「資格をとるきっかけ」についての調査を実施しております。

先日のアンケートで、ご回答いただきましたとおり、より詳しいお話をお伺いできればと思い、ご連絡を差し上げました。

さっそくですが、本メール後半に記載しております日程のいずれかで、ご面談をいただくことは可能でしょうか。

お話をお伺いさせていただいた場合、謝礼金として、以下をお支払いいたします。
謝礼金額 : 6,000円 (交通費込)

【インタビュー会場】
(オンラインの場合)
Zoomによるオンラインミーティングを予定

(弊社へご来社いただく場合)
xxxxxxxx株式会社 会議室
東京都xx区xxxxxx
最寄駅: xxxxxxx
地図URL: https://www.....co.jp/access/

ご協力いただけるようでしたら、mm月dd日 (wday) までに、以下の申込票にご回答いただき、このメールにご返信いただけますと幸いです。

-- 申込票:ここから ----------------

【インタビューの日時候補】
以下のうちから第1候補・第2候補をいただけると幸いです。

[1] mm月dd日 (wday) 19:30~20:30
[2] mm月dd日 (wday) 19:30~20:30
[3] mm月dd日 (wday) 19:30~20:30
[4] mm月dd日 (wday) 19:30~20:30

第1候補: (       )
第2候補: (       )

インタビュー方法:以下のいずれかお選びください。

オンライン ・ 弊社へご来社 ・ どちらでもよい

もし上記日程が難しい場合、mm月でご都合があう日時があれば、お知らせください。
 それ以外の候補日時: (      )

【お名前】
お名前: (       )
よみがな: (       )

【お電話番号】
事前に一度、ご確認のため、お電話を差し上げます。
連絡のつきやすい番号をいただけると幸いです。
お電話番号: (        )

-- 申込票:ここまで ----------------

以上、ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

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対象者から返信があったら、
持ち物と会場を案内する

対象者から返信があったら、持ち物と会場を案内します。オンラインの場合と、ご来社いただく場合で、メールの文面が異なってくるので、以下に両方のサンプルを載せておきます。

ご来社いただき、会社で謝礼をお渡しする場合、領収書に捺印をもらう必要があることが多いので、印鑑をお持ちいただくようにしましょう。

振込の場合は口座情報を記入してもらうシートを用意し、当日のインタビュー後にもらうようにします。シートにするのは、口頭だと聞き間違いしやすく、あとになって振込できず困ることがあるためです。

対象者へ持ち物と会場を案内するメールの例(オンラインの場合)

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[表題]
【TOEIC 学習アプリ ●●●】インタビュー調査 持ち物と会場のご案内
(または 先方からのメールに「Re:」で返信)

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[本文]
username 様

お世話になっております。
【TOEIC 学習アプリ ●●●】を運営する株式会社 xxxxx のユーザーリサーチ担当の name (kana) です。

「資格をとるきっかけ」についてのヒアリング調査について当日の持ち物、会場のご案内いたします。

【日時】
mm月dd日 (wday) 19:30~20:30
(5分ほど前までにご準備いただけますよう、お願いいたします)

【オンライン会議室 URL】
時間になったら、以下の URL よりオンライン会議室にお入りください。

ミーティングURL
https://us02web.zoom.us/j/xxxxxxxxxxx?pwd=xxx...
ミーティングID: xxx xxxx xxxx
パスコード: xxxxxx

【当日にご用意いただくもの】
[1] Zoom を利用できるようにしたパソコン
以下のURLよりダウンロードして、インストールしておいてください。
https://zoom.us/download
パソコンの場合: 「ミーティング用Zoomクライアント」をインストール
スマートフォンやタブレットの場合: 「Zoomモバイルアプリ」をインストール

[2] 事前アンケートシート
添付ファイルのアンケートに「記入」してご用意ください。
- interview.docx (添付ファイルをご確認ください)

[3] 謝礼のお振込先の口座番号
謝礼のお支払いは銀行振込となります。添付ファイルに「ご記入」してご用意ください。
- account-information.docx (添付ファイルをご確認ください)

【当日のスケジュール】
・全体で60分ほどを予定しています。
・事前アンケートシートの内容にもとづくインタビュー調査を予定しています。

【緊急連絡先】
当日、急に都合が悪くなった、または遅刻される場合、以下の担当者までご連絡ください。 担当: name (kana)
電話: 090-....-.... (携帯)

【ご案内書類】
上記の内容は、添付ファイルのご案内シートにも記載しております。
- guidance.pdf (添付ファイルをご確認ください)

当日にお会いできることを楽しみにしております。
よろしくお願いいたします。

以上、よろしくお願いいたします。

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対象者へ持ち物と会場を案内するメールの例(ご来社いただく場合)

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[表題]
【TOEIC 学習アプリ ●●●】インタビュー調査 持ち物と会場のご案内
(または 先方からのメールに「Re:」で返信)

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[本文]
username 様

お世話になっております。
【TOEIC 学習アプリ ●●●】を運営する株式会社 xxxxx のユーザーリサーチ担当の name (kana) です。

「資格をとるきっかけ」についてのヒアリング調査について当日の持ち物、会場のご案内いたします。

【日時】
mm月dd日 (wday) 19:30〜20:30
(5分ほど前までにお越しいただけますよう、お願いいたします)

【当日にお持ちいただくもの】
[1] 事前アンケートシート
添付ファイルのアンケートを「印刷」して、「記入」してお持ちください。
- interview.pdf (添付ファイルをご確認ください)

[2] 印鑑
謝礼のお支払いのさい、領収書にご捺印いただきます。

【当日のスケジュール】
・全体で60分ほどを予定しています。
・事前アンケートシートの内容にもとづくインタビュー調査を予定しています。

【インタビュー会場】
xxxxxxxx株式会社 会議室
東京都xx区xxxxxx
最寄駅: xxxxxxx
地図URL: https://www.....co.jp/access/

【緊急連絡先】
当日、急に都合が悪くなった、または遅刻される場合、以下の担当者までご連絡ください。
担当: name (kana)
電話: 090-....-.... (携帯)

【ご案内書類】
上記の内容は、添付ファイルのご案内シートにも記載しております。
- guidance.pdf (添付ファイルをご確認ください)

当日にお会いできることを楽しみにしております。
よろしくお願いいたします。

以上、よろしくお願いいたします。

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「謝礼のお振込先の口座番号」シートの例

メール文中で「account-information.docx」となっているものです。下図のように「金融機関名、支店、科目、口座番号、ご名義、フリガナ」を記入してもらうシートを用意します。

「謝礼のお振込先の口座番号」シートの例

「ご案内書類」シートの例

メール文中で「guidance.pdf」となっているものです。下図のように、メール本文をほぼそのままPDFにしたものですが、書面として一枚あることで、対象者に安心してもらう役割があります。

「ご案内書類」シートの例

「事前アンケートシート」を添付する

「事前アンケートシート」は、当日にする質問のサマリーをまとめたものです。事前に対象者と共有することで「ああ、こんな質問をされるんだな」と心がまえしてもらいます。詳細は、次回以降で紹介します。

おわりに

今回は、絞り込んだインタビュー対象者にアポをとる流れを説明しました。事務的な手続きにも見えますが、対象者にコンタクトをとるひとつひとつのステップが、良いインタビューへとつながります。

次回は、いよいよ「インタビューで何を訊くか?」の設計に入ります。インタビューの流れは、事前に準備した質問で大部分が決まるため、とても大切なところです。

著者
羽山 祥樹 (はやま よしき)

インフォメーションアーキテクト。使いやすいウェブサイトを作る専門家。担当したウェブサイトが、雑誌のユーザビリティランキングで国内トップクラスの評価を受ける。専門は人間中心設計(HCD)、ユーザーエクスペリエンス(UX)、情報アーキテクチャ(IA)、アクセシビリティ。HCD-Net認定 人間中心設計専門家。CNET Japanブロガー。また、大規模CMSのエバンジェリストも努める。

翻訳書に『メンタルモデル ユーザーへの共感から生まれるUXデザイン戦略』『モバイルフロンティア よりよいモバイルUXを生み出すためのデザインガイド』(いずれも丸善出版)がある。

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